10 conseils clefs pour organiser un séminaire

Organiser un séminaire est une tâche complexe qui demande une planification minutieuse et une attention aux détails. Et souvent cette tâche vous est confiée en plus de votre activité récurrente, ce qui nécessite une organisation efficace.

Que vous soyez chargé de l’organisation d’un séminaire de comité de direction, un séminaire d’équipe, une conférence ou d’un événement professionnel, Pointe de sel vous donne les 10 conseils clefs qui vous aideront à créer une expérience inoubliable pour vos participants.

1 – Définissez l’objectif du séminaire

Avant d’organiser un séminaire et commencer la planification, définissez clairement l’objectif de votre séminaire. Quelle est la vocation du séminaire : informer, former, motiver, réseauter, inspirer ?

Un séminaire peut par exemple :

• Favoriser l’apprentissage et le développement avec des formations, présentations, échanges avec des experts ou des pairs
• Stimuler la créativité et l’innovation pour encourager la génération d’idées novatrices ou réflexion stratégiques
• Renforcer les liens et les relations professionnelles
• Favoriser le partage de bonnes pratiques
• Booster la motivation et l’engagement

Quelles est par ailleurs la cible du séminaire ? Organiser un séminaire est différent selon qu’on s’adresse à des comités de direction, des équipes, des clients ou partenaires.

Identifier l’objectif du séminaire vous aidera à orienter toutes les décisions ultérieures, des choix du lieu et du programme à la sélection des intervenants.

Si vous organiser un séminaire pour le compte de votre directeur ou manager, prenez le temps de discutez avec lui sur ses enjeux, posez-lui des questions pour pouvoir lui proposer l’expérience la plus adaptée !

Par exemple, vous pouvez lui poser ou vous poser ces questions :

• Qu’est-ce qui fera que le séminaire sera réussi ?
• Que souhaitez vous que les participants retiennent du séminaire ?

2 – Définissez le thème et le format du séminaire

En fonction des objectifs et du public visé, définissez le thème et le format de votre séminaire. Vous pouvez trouver un intitulé accrocheur ou un fil rouge, qui motivera les participants, et autour duquel s’articulera le projet.

Par ailleurs, compte tenu des objectifs fixés et de la charge de travail des participants, identifiez s’il est plus opportun d’organiser un séminaire résidentiel sur 2 ou 3 jours en semaine, un week-end, une journée ou un dîner.

Choisissez également une ou plusieurs dates pour organiser le séminaire. Identifiez les participants devant être impérativement présents et retenez une date qui leur convient. Essayez de maximiser la présence des autres participants, en évitant les week-ends de ponts, les vacances scolaires et les journées où les collaborateurs ont des contraintes majeures (par exemple évitez le lundi s’il y a comex).

3 – Identifiez et sécurisez le budget

En fonction des critères précédents (objectif, cible, format) définissez le budget cible pour le séminaire et la marge de négociation possible en cas de coup de cœur.

Assurez-vous que le budget du séminaire a été prévu dans votre atterrissage budgétaire de votre direction et négociez si ce n’est pas le cas une enveloppe dédiée.

Rapprochez-vous si besoin de votre direction des achats pour connaître les formalités internes indispensables pour sécuriser votre évènement.

Ce serait dommage de dépenser de l’énergie à organiser un séminaire pour être bloqué au dernier moment par une question budgétaire.

4 – Choisissez le bon lieu

Un séminaire résidentiel vous permet de créer une immersion complète des participants dans l’événement. Organiser un séminaire où les participants séjournent sur place crée aux participants une bulle de déconnexion de leur environnement habituel et de reconnexion aux autres.

Le choix du lieu est crucial pour créer une atmosphère propice à l’apprentissage et à l’engagement. Recherchez des endroits uniques et inspirants qui correspondent au thème de votre séminaire.

Assurez-vous également que le lieu offre les installations et les services nécessaires pour accueillir vos participants.

Voici un exemple de check-list des questions à vous poser :

• Quel est le temps de trajet maximum à prévoir depuis vos locaux et comment envisagez-vous le transport (co-voiturage, location d’un véhicule, train, avion…) ?
• Souhaitez-vous un environnement urbain ou un séminaire au vert (ou au blanc en montagne en hiver) ?
• De combien de chambres avez-vous besoin ?
• Faut-il des chambres privatisées ou pouvez-vous partager les chambres en lits twins pour réduire le budget ?
• Le lieu doit-il être accessible aux personnes à mobilité réduite ?
• Avez-vous besoin d’un espace de réunion formel en mode conférence, d’un espace convivial pour un brainstorming ou atelier de réflexion ?

Le lieu devra être choisi en fonction de sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place…

La visite des lieux peut-être très utile pour éviter toute mauvaise surprise et pour pouvoir organiser un séminaire en se projetant plus facilement.

Une fois le lieu identifié, faites une demande de devis. N’hésitez pas à poser une option pour sécuriser la réservation.

5 – Élaborer un programme dynamique

Un programme bien structuré est essentiel pour garder les participants engagés tout au long du séminaire. Voici quelques conseils clefs pour organiser un séminaire avec un programme marquant :

• Alternez les rythmes avec des sessions de présentation, les ateliers interactifs, les activités de renforcement d’équipe et les moments de détente pour maintenir l’intérêt et la motivation.
• N’hésitez pas à lancer le séminaire par un ice-breaker convivial. Cela est l’occasion de faire une première présentation conviviale des participants, surtout s’ils ne se connaissent pas et surtout de faire monter l’énergie.
• Veillez à ne pas surcharger le programme du séminaire. Prévoyez dans votre agenda des temps « morts » qui permettront d’absorber les retards éventuels (et qui sont courant en séminaire) entre chaque activité. Pour rythmer le séminaire et éviter les décalages, vous pouvez nommer un maître du temps en charge de faire respecter l’agenda.
• Prévoyez également quelques temps libres pour que les participants puissent créer du lien de manière informelle ou s’isoler un temps pour traiter leurs urgences personnelles et professionnelles en toute sérénité.

6 – Inviter des intervenants de qualité

Les intervenants jouent un rôle clé dans la réussite d’un séminaire. Cherchez des experts dans leur domaine qui peuvent apporter des perspectives nouvelles et inspirantes. Cela peut être des formateurs, des coachs… N’hésitez pas à faire appel à des personnes issues d’univers complètement différents du vôtre, comme par exemple des musiciens, des artistes, des sportifs de haut-niveau… Le décalage de secteur d’activité peut permettre d’ouvrir les participants sur d’autres façons de penser ou travailler.

Veillez à ce que les intervenants aient une expérience de la prise de parole en public et qu’ils puissent transmettre leur savoir de manière engageante.

Il n’est pas forcément facile de trouver les personnes qui feront du séminaire une réelle réussite.
Vous pouvez directement contacter des intervenants reconnus dans leur domaine. S’ils ne sont pas disponibles, ils vous donneront sûrement d’autres contacts. Le bouche-à-oreille et les recommandations sont la clef.

7 – Prévoyez des activités de team building

Les activités de renforcement d’équipe ou team building sont essentielles pour favoriser la collaboration, la communication et la cohésion entre les participants.

Vous pouvez organisez des jeux, des défis ou des exercices interactifs qui encouragent la collaboration et l’apprentissage collectif.

Pour créer du lien, vous pouvez également optez pour des activités sportives ou de bien-être, en veillant à ce qu’elles soient accessibles à tous (pensez aux éventuelles personnes avec des dos fragiles ou femmes enceintes par exemple).

Si vous prévoyez des activités outdoor, prévoyez un plan B en intérieur en cas de mauvais temps.

Prenez également en compte le bien-être des participants en proposant des moments de détente et des activités axées sur la détente. Des séances de yoga ou de méditation, des massages ou des activités de randonnées thématiques peuvent contribuer à réduire le stress et à favoriser la concentration.

La restauration est également un élément clef pour organiser un séminaire réussi et apporter de la convivialité. Proposez des repas de qualité, adaptés aux préférences alimentaires de vos participants . Vous pouvez demander au chef d’incorporer des spécialités locales pour ajouter une touche de découverte et de culture à l’expérience.

N’oubliez pas de demander à l’ensemble des participants s’ils ont des restrictions alimentaires ou allergies particulières et de communiquer la liste au restaurateur.

Plusieurs format sont généralement possibles en séminaire. Vous pouvez optez pour un service hôtelier avec le service à table ou en mode buffet. Vous pouvez également choisir une expérience plus participative, où les participants sont invités à mettre la main à la pâte avec un atelier cuisine avec un chef, ou avec les repas livrés au chalet et partagés ensemble dans une ambiance conviviale un peu comme à maison.

Pour les boissons, pensez à préciser s’il faut prévoir du vin ou alcool au déjeuner ou dîner avec éventuellement un apéritif. Une formule open bar est parfois envisageable, tout en sachant que l’abus d’alcool est dangereux pour la santé, à consommer avec modération.

Surtout, surprenez vos participants en organisant au cours du séminaire des moments mémorables et des activités spéciales (une conférence inspirante, un spectacle, un gâteau d’anniversaire, un cadeau personnalisé…). Ces petites attentions contribuent à rendre le séminaire inoubliable.

8 – Planifiez votre évènement

Organiser un séminaire s’anticipe et la liste des choses à faire est longue. Les étapes suivantes sont essentielles :

• Faites un fichier de suivi avec la liste des actions à mener et les échéances qui vous permettra de suivre au jour le jour toutes les étapes de l’événement et de vous assurer de son bon déroulement. Prévoyez une marge de manœuvre pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévu sur une échéance.
• Communiquez aux participants la date suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent prendre leur disposition. Envoyez une invitation pour bloquer les agenda.
• Lorsque vous le pouvez, transmettez leur les informations principales du programme (vous n’êtes pas obligés de tout dévoiler, vous pouvez laissez des surprises) et les informations pratiques (code vestimentaire, modalités de transport, lieu de rendez-vous…).
• Faites une répétition générale avec visite des lieux au plus tard la veille pour vous assurez que tout est fluide et en place, faites éventuellement des répétitions, recontacter les différents intervenants qui animeront la journée pour faciliter son déroulement.

Ne négligez aucun détail. Passez en revue les différentes animations, les équipements du lieu, assurez-vous de la prise en compte des régimes alimentaires de chacun.. Prenez le temps de vous interroger sur chacun de ces points pour ne rien oublier et faire de votre séminaire une expérience d’exception.

9 – Sollicitez les retours des participants

Une fois le séminaire terminé, demandez aux participants leur avis sur l’événement. Leur feedback vous permettra d’obtenir des retours constructifs pour organiser un séminaire encore mieux la prochaine fois.

Prenez en compte leurs suggestions et utilisez-les pour perfectionner votre approche.

N’oubliez pas d’envoyer un mot de remerciement aux participants, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.

10 – Optez pour un séminaire sur mesure et clef en main

En suivant ces conseils, vous serez en mesure d’organiser un séminaire inoubliable qui laissera une impression positive chez les participants. N’oubliez pas que la clé du succès réside dans la planification minutieuse, l’attention aux détails et la création d’une expérience engageante et enrichissante pour tous.

Si vous êtes à la recherche d’une expérience particulière ou que vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez vous adresser à un professionnel qui propose des solutions personnalisées et clé en main.

Pointe de sel est spécialiste des séjours tout inclus en montagne, en chalet privatisé ou hôtel de charme. Nous pouvons vous organiser un séminaire sur mesure et clef en main dans l’environnement magique de la Savoie. Les paysages exceptionnels, l’ambiance chaleureux et authentiques, les activités stimulantes font des séminaires avec Pointe de sel des moments inoubliables.

Faites-nous part de vos objectifs, du nombre de participants, de votre budget, de vos souhaits en termes d’hébergement, d’activités…

Nous nous occupons de l’organisation intégralement ou en co-construction avec vous et vos équipes.

Pointe de sel a le statut d’agence de voyage agréée par Atout France. Nous pouvons ainsi organiser un séminaire sur mesure, avec toutes les prestations d’hébergement, restauration, activités, formation, coaching, transport et toutes autres prestations souhaitées.

Pointe de sel dispose également d’une assurance Responsabilité Professionnelle ainsi que d’une Garantie Financière conformément à la réglementation en vigueur.